Regulamin Pracy Zarządu PZKite

REGULAMIN ZARZĄDU POLSKIEGO ZWIĄZKU KITEBOARDINGU

§1

Niniejszy Regulamin określa tryb działania Zarządu Polskiego Związku Kiteboardingu (dalej: Zarząd), sposób odbywania posiedzeń, podejmowania uchwał, w tym obowiązki i prawa Prezesa Zarządu oraz pozostałych Członków Zarządu.

§2

1. Podstawą działania Zarządu jest Statut Polskiego Związku Kiteboardingu (dalej: Statut).

2. Oprócz Statutu, Zarząd działa w oparciu o: powszechnie obowiązujące przepisy prawa, zarządzenia, decyzje i wytyczne Ministra Sportu i Turystyki, wytyczne Międzynarodowej Federacja Kiteboardingu (International Kiteboarding Association), uchwały Walnego Zgromadzenia Delegatów, postanowienia niniejszego Regulaminu, podejmowane uchwały i postanowienia.

§3

1. Zarząd jest najwyższą władzą wykonawczą Polskiego Związku Kiteboardingu (dalej zwany również: Związkiem lub PZKite). Pomiędzy Walnymi Zgromadzeniami Delegatów Związku Zarząd kieruje całokształtem działalności Związku, zarządza jego majątkiem i reprezentuje Związek na zewnątrz, a za swoją pracę i działania odpowiada przed Walnym Zgromadzeniem Delegatów Związku. Do kompetencji Zarządu należą wszystkie sprawy związane z działalnością Związku niezastrzeżone do kompetencji Walnego Zgromadzenia Delegatów Związku.

2. Kompetencje Zarządu określa Statut, a w szczególności §30 ust. 1 Statutu.

3. Co do zasady w okresie pomiędzy posiedzeniami Zarządu jego kompetencje posiada Prezydium Zarządu (dalej: Prezydium), a w okresie pomiędzy posiedzeniami Prezydium kompetencje te posiada Prezes Zarządu.

§4

1. Posiedzenia Zarządu odbywają się co najmniej 4 (cztery) razy w roku i zwołuje je Prezes Związku, a w razie jego nieobecności – upoważniony Członek Zarządu.

2. Posiedzenia Prezydium odbywają się stosownie do potrzeb pomiędzy posiedzeniami Zarządu i również zwołuje je Prezes Związku, a w razie jego nieobecności – upoważniony Członek Zarządu.

3. Zawiadomienie o posiedzeniu Zarządu lub Prezydium określa termin posiedzenia i przewidywany porządek obrad. Zawiadomienie takie powinno być dostarczone członkom odpowiednio Zarządu lub Prezydium co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem posiedzenia.

4. W posiedzeniach Zarządu może brać udział z głosem doradczym Przewodniczący Komisji Rewizyjnej lub upoważniony przez niego członek Komisji Rewizyjnej oraz inne zaproszone osoby. Osoby z zewnątrz zapraszane są przez Prezesa z własnej inicjatywy lub na wniosek co najmniej dwóch członków Zarządu.

5. Decyzje Zarządu i Prezydium podejmowane są w sposób kolegialny, w formie uchwał.

6. Uchwały Zarządu Związku i Prezydium zapadają zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy liczby członków, a w sytuacji równej ilości głosów „za” i „przeciw” decyduje głos Prezesa Zarządu. Uchwały podpisuje Prezes i jeden przedstawiciel Prezydium.

7. Zarząd może podejmować uchwały bez zwoływania posiedzenia, w szczególności w drodze wymiany korespondencji, w tym elektronicznej, jeżeli na ich głosowanie wyrażą zgodę wszyscy członkowie Zarządu.

9. Posiedzenia Zarządu są protokołowane, a protokół powinien zawierać co najmniej: datę zebrania, nazwiska obecnych członków Zarządu i zaproszonych gości, porządek zebrania, wskazanie podjętych uchwał oraz wskazanie istotnych spraw omawianych w toku posiedzenia.

11. Protokół z posiedzenia Zarządu wraz z wykazem uchwał podpisuje Prezes Zarządu lub Sekretarz oraz osoba sporządzająca protokół.

12. Odpowiedzialnym za sporządzenie i terminowe (na 14 dni przed wyznaczonym terminem kolejnego Posiedzenia) przesłanie członkom Zarządu i Prezydium protokołu z posiedzenia jest Sekretarz Zarządu

13. Posiedzenia Zarządu mogą być przeprowadzane i zwoływane za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, w szczególności takich jak: wideokonferencja, chat, komunikator internetowy.

§5

1. W razie wykonywania kompetencji Zarządu samodzielnie przez Prezesa Zarządu w okresie pomiędzy posiedzeniami Prezydium – Prezes Zarządu zobowiązany jest do przedstawienia w formie pisemnej informacji o podjętych decyzjach na najbliższe posiedzenie Prezydium.

2. Prezydium Zarządu zobowiązane jest do przedstawienia w formie pisemnej informacji o podjętych decyzjach i uchwałach na każde posiedzenie Zarządu Związku.

3. Z ramienia Prezydium odpowiedzialnym za przygotowanie informacji, o której mowa w § 5 pkt. 2 Regulaminu jest Sekretarz Zarządu PZKite.

§6

1. W trakcie trwania mandatu członka Zarządu nie może on bezpośrednio ani pośrednio prowadzić jakiejkolwiek działalności konkurencyjnej w stosunku do Związku.

2. W przypadku prowadzenia takiej działalności w dniu wyboru na członka Zarządu lub w razie podjęcia takiej działalności już w trakcie trwania mandatu zastosowanie znajdują bezpośrednio regulacje art. 9 ust 3 i nast. ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1599 ze zm.).

3. Pod pojęciem „Działalności Konkurencyjnej”, o której mowa w ust. 1 w razie wątpliwości należy rozumieć działalność odpowiadającą podstawowej działalności Związku. Działalność Konkurencyjna obejmuje w szczególności:

1. świadczenie, na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej lub na innej podstawie, pracy lub usług na rzecz podmiotu prowadzącego działalność odpowiadającą podstawowej działalności PZKite,

2. naruszenie zobowiązania do zachowania poufności, o których mowa w § 7 niniejszego regulaminu,

3. bezpośrednie lub pośrednie nakłanianie do rozwiązania lub zmiany umowy z PZKite jakiejkolwiek osoby współpracującej ze Związkiem, w tym w szczególności: zawodników, pracowników, współpracowników, kontrahentów i doradców, jak również potencjalnych kontrahentów i doradców.

4. Na żądanie Prezesa Zarządu każdy z członków Zarządu zobowiązany jest złożyć pełną informację dotyczącą miejsca zatrudnienia, pełnienia funkcji w organach osób prawnych lub funkcji prokurenta takich osób prawnych oraz stanu posiadania akcji/udziałów czy też jakiejkolwiek innej formy uczestniczenia w działalności innych podmiotów w czasie trwania zakazu Działalności Konkurencyjnej.

§7

1. W trakcie trwania mandatu członka Zarządu oraz po jego zakończeniu, jak również w okresie pięciu lat od jego wygaśnięcia lub zakończenia, członek Zarządu zobowiązuje się zachować w ścisłej tajemnicy wszelkie informacje, dotyczące sytuacji finansowej i działalności PZKite oraz innych podmiotów, jeśli w posiadanie takich informacji członek Zarządu wszedł w związku z pełnioną przez siebie funkcją, chyba że informacje takie zostały ujawnione publicznie (informacje takie dalej zwane są: Tajemnicą PZKite). Tajemnica PZKite obejmuje w szczególności dane techniczne, technologiczne, handlowe, organizacyjne, księgowe, finansowe, statystyczne, personalne dotyczące Związku, podmiotów z nim współpracujących lub tych na rzecz, których wykonywane są usługi.

2. W przypadku wygaśnięcia/utraty mandatu lub faktycznego zaprzestania wykonywania funkcji członka Zarządu zobowiązuje się on do zwrotu wszelkich dokumentów i materiałów związanych z Tajemnicą PZKite, które projektował, sporządzał, zbierał, przygotowywał lub otrzymał przy okazji wykonywania mandatu członka Zarządu. Zobowiązanie to dotyczy też wszelkich kopii, nagrań i innych nośników danych, które zwrócić należy PZKite najpóźniej w terminie 14 dni od daty zaprzestania pełnienia funkcji przez członka Zarządu lub wygaśnięcia/utraty mandatu. Właściwym terminem będzie pierwszy, który następuje w związku z zaistniałymi okolicznościami.

3. Zarząd będzie postępować zgodnie z zasadami polityki Związku w zakresie kontaktów z mediami i ujawniania informacji. Zarząd zobowiązuje się do nierozpowszechniania informacji szkodzących dobrej opinii lub naruszających dobre imię Związku lub podważających zdolność finansową.

4. Powyższe zobowiązania nie dotyczą przekazania informacji na żądanie organów państwowych, gdy obowiązek przekazania im takich informacji wynika z przepisów prawa.

5. Zarząd przyjmuje do wiadomości, że wszystkie dokumenty dotyczące Związku i jego działalności gospodarczej oraz wszelkie kopie takich dokumentów stanowią wyłączną własność Związku i tym samym muszą być niezwłocznie zwrócone Związkowi zawsze, gdy tego zażąda.

6. Szczegółowe zasady dot. zachowania Tajemnicy PZKite i postępowania z takimi informacjami zawarte zostają w odrębnych oświadczeniach składanych przez członków Zarządu.

§8

1. Prezes Zarządu upoważniony zostaje do jednoosobowego dokonywania w imieniu PZKite wszystkich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, zgodnie z upoważnieniem przewidzianym w art. 31 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks

pracy (t.j. Dz. U. z 2022r. poz. 1510 ze zm.), za wyjątkiem czynności polegających na zawieraniu lub rozwiązywaniu stosunku pracy.

2. W przypadku zawierania z członkami Zarządu umów, innych niż dotyczących zawarcia stosunku pracy z członkiem Zarządu, upoważnieni do reprezentowania Związku są co najmniej dwaj członkowie Zarządu, w tym jeden z członków Zarządu to członek Prezydium.

3. Członkowie Zarządu, w ramach wynagrodzenia określonego w §32 ust. 2 Statutu, zobowiązują się do udzielenia Związkowi licencji na maksymalny możliwy okres do korzystania na wszelkich znanych polach eksploatacji ze wszystkich utworów, których autorami Członkowie Zarządu zostaną w związku z pełnieniem funkcji Członków Zarządu – szczegółowe zasady na jakich udzielona zostaje licencja określone zostają w treści odrębnych umów.

4. Każdy członek zarządu ma przypisane zakresy odpowiedzialności, które wyczerpują cały zakres działalności PZKite. określony w statucie Związku. Zakresy odpowiedzialności regulowane są uchwałami Zarządu.

§9

1. Oświadczenia woli w imieniu Zarządu składa co najmniej dwóch członków Zarządu, w tym Prezes.

2. Całokształtem prac Zarządu Związku kieruje Prezes Związku, który równocześnie reprezentuje Zarząd na zewnątrz, w szcególności odpowiada za:

1. Współpracę z pracownikami Związku odpowiedzialnymi za proces szkolenia rekreacyjnego oraz z Główną Księgową.

2. Reprezentuje PZKite w zagadnieniach związanych z procesem szkolenia, przygotowując terminowo wszelkie niezbędne w tym temacie materiały oraz uczestniczy w spotkaniach m.in. z przedstawicielami władz sportowych (jednostek nadrzędnych), a także organizacji sportowych na szczeblu centralnym i terenowym,

3. Reprezentuje pion szkolenia rekreacyjnego przed Zarządem PZKite,

4. Odpowiada za strategie rozwoju kiteboardingu w zakresie celów operacyjnych oraz wieloletnich,

5. Odpowiada za opracowywanie projektów regulaminów oraz instrukcji niezbędnych dla odpowiedniego funkcjonowania Związku oraz komisji powoływanych w celu nadzoru nad bieżącą działalnością oraz rozwojem polskiego kiteboardingu.

6. Współdziałanie z organizacjami sportowymi i władzami zarządzającymi sportem i kulturą fizyczną.

3. Prezes Zarządu PZKite ma obowiązek żądać kontroli finansowej lub księgowej działań podejmowanych przez każdego pracownika Związku lub komisji mogących narazić Związek na straty lub w wypadku podejrzenia niewłaściwego dysponowania majątkiem Związku.

4. Prezes odpowiada za kontakty z International Kiteboarding Association oraz bieżące informowanie Członków Zarządu o podjętych działaniach z IKA.

§10

Vice-prezes Związku ds. finansowych (skarbnik), odpowiada za finanse Związku, a w szczególności za:

1. Racjonalne zorganizowanie całej rachunkowości w sposób zapewniający ochronę mienia Związku. Kontrolę wykonania programów i zadań i uzyskiwanie informacji niezbędnej w zarządzaniu Związkiem, jak również zorganizowanie informacji ekonomicznej.

2. Prawidłowe i terminowe sporządzanie zewnętrznych i wewnętrznych sprawozdań finansowych oraz dostarczanie informacji ekonomicznych.

3. Właściwą organizację obiegu dokumentów księgowych oraz kontrolowanie pracowników Związku w zakresie rzetelności i prawidłowości sporządzania dokumentów, stanowiących podstawę zapisów księgowych.

4. Należyte przechowywanie i zabezpieczanie ksiąg i dokumentów księgowych oraz sprawozdań finansowych w ścisłej współpraca z Wiceprezesem ds. Organizacyjnych w celu podejmowania działań zabezpieczających majątek Związku.

5. Należytą gospodarkę środkami materialnymi i finansowymi Związku.

6. Nadzoruje kontrolę funkcjonalną w zakresie gospodarki środkami trwałymi oraz zabezpieczeniem majątku Związku.

7. Prowadzenie okresowej kontroli w zakresie zaopatrzenia, gospodarki magazynowej oraz jakości sprzętu sportowego znajdującego się w użytkowaniu reprezentacji narodowych.

§11

1. Za działalność organizacyjną zawodów Związku odpowiada Wiceprezes PZKite ds. Sportu, który podlega Prezesowi Związku. W szczególności odpowiada za organizację zawodów pucharu i mistrzostw Polski, a także Mistrzostw Europy i mistrzostw świata, gdyby zostały powierzone PZKite

2. Dba o przygotowanie regulaminów , rekomendację sędziów, zabezpieczenia, etc.

§12

Za działalność związana ze szkoleniem zawodników odpowiada Wiceprezes do spraw szkolenia sportowego. Do jego kompetencji należą:

1. 1. Opracowuje wspólnie z odpowiednimi jednostkami projekty planów szkoleniowo- treningowych oraz badawczych dla poszczególnych reprezentacji,

   2. Przedstawia Zarządowi wspólnie z Kierownikiem Szkolenia projekty planów zgrupowań szkoleniowo-sportowych oraz kalendarza imprez sportowych,

   3. Przygotowuje analizy i oceny pracy kadry szkoleniowej, kontroluje dokumentacje treningową oraz czuwa nad podnoszeniem kwalifikacji trenerów zatrudnianych przez Związek,

   4. Prowadzi kontrolę szkolenia na zgrupowaniach szkoleniowo-sportowych oraz w Szkołach Mistrzostwa Sportowego i szkołach z licencją PZKite i innym instytucjom podległym lub współpracującym ze Związkiem,

   5. Współpracuje z Radą Trenerów oraz Radą Zawodniczą w celu rozwoju poziomu szkolenia sportowego realizowanego przez Związek,

   6. We współpracy z trenerami kadr narodowych oraz innymi pracownikami odpowiada za dobór odpowiedniego sprzętu zapewniającego zawodnikom jak najlepsze warunki do treningu oraz startów w zawodach,

   7. Występuje z wnioskami o nagrody, wyróżnienia i kary dla trenerów i zawodników.

   8. Zabezpieczenie od strony organizacyjnej i administracyjno-gospodarczej szkolenia sportowego i funkcjonowania Związku.

   9. Zabezpieczenie organizacyjne oraz dbałość o odpowiednią lokalizację oraz logistykę zgrupowań szkoleniowych oraz wyjazdów reprezentacji związkowych.

   10. Nadzorowanie prowadzenia odpowiedniej ewidencji członków oraz zawodników.

   11. Dbałość o stały nadzór nad właściwym licencjonowaniem zawodników, trenerów, sędziów oraz innych uczestników procesu szkolenia i rywalizacji sportowej.

   12. Nadzór nad sprawami socjalno-bytowymi zawodników oraz szczegółowa kontrola ważności badań lekarskich zgodna z wymogami ustawowymi.

   13. Nadzór na właściwym wykorzystaniem bazy sportowej i sprzętowej będącej własnością lub w zarządzaniu Związku. Dbałość o jej rozwój i inwestycji umożliwiającej organizację imprez na odpowiednim poziomie.

§13

1. Sekretarz Zarządu PZKite podlega Prezesowi Związku i odpowiada za:

1. Powiadamianie członków Zarządu i Prezydium Zarządu o terminie i miejscu posiedzeń,

2. Przygotowanie materiałów związanych z posiedzeniami i przesłanie ich członkom w odpowiednim terminie,

3. Dbałość o odpowiednią organizację posiedzeń Zarządu,

4. Zapewnienie obsługi technicznej i organizacyjne pracy Zarządu i jego organów doradczych,

5. Protokołowanie oraz przygotowywanie uchwał i decyzji Zarządu i Prezydium PZKite,

6. Koordynację korespondencji miedzy członkami Zarządu oraz z instytucjami współpracującymi z PZKite,

7. Kontrola wykonywania uchwał Zarządu oraz Prezydium PZKite,

8. Wykonywanie innych zadań zlecanych przez Prezesa oraz członków Zarządu PZKite.

2. Zarząd jest uprawniony do powoływania właściwych merytorycznie komisji, które będą w imieniu Zarządu wykonywały wybrane zadania Związku w ramach struktury organizacyjnej PZKite.

§14

2. 1. Zarząd może wydawać Kronikę, w której umieszcza się najważniejsze informacje dotyczące działalności PZKite. Kronika wydawana jest raz w roku.

   2. Odpowiedzialnym za terminowe wydanie Kroniki jest Wiceprezes ds. Organizacyjnych PZKite.

§15

2. 1. 1. Zarząd uchwala niniejszy Regulamin w głosowaniu jawnym.

      2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały o jego przyjęciu.

      3. Zmiana Regulaminu w poszczególnych paragrafach lub ustępach następuje na pisemny wniosek co 1⁄4 ustawowego składu Zarządu w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów.

§16

Regulamin odczytano i przyjęto na posiedzeniu Zarządu PZKite w dniu 22 sierpnia 2022 roku.